Przygotowanie sali konferencyjnej do wideorozmowy. Poznaj kluczowe aspekty, o które powinieneś zadbać

W ciągu ostatnich kilku miesięcy coraz więcej firm zdecydowało się nie tylko na pracę zdalną, ale także na przeniesienie większości swoich spotkań do internetu. Wideorozmowy lub wideokonferencje umożliwiają szybki kontakt oraz elastyczną komunikację z pracownikami i klientami z całego świata. W jaki sposób przygotować salę konferencyjną, aby umożliwiała wygodne rozmowy online? Co zrobić, jeśli nie masz takiego pomieszczenia?

Wyposażenie sali konferencyjnej

Wygodne krzesła, duży stół, tablice, szafki itd. to podstawowe elementy aranżacji każdej sali konferencyjnej. Umeblowanie pomieszczenia stanowi ważny aspekt, który nieco szerzej omówiliśmy w jednym z naszych poprzednich wpisów.

Przeczytaj Projektowanie sal konferencyjnych – na co zwrócić szczególną uwagę?

Dziś jednak skupimy się na elementach i cechach sali konferencyjnej, które w głównej mierze wpływają na jakość prowadzenia wideorozmów.

Sprawny sprzęt do wideorozmowy

Działający sprzęt to kluczowy element wideorozmowy. Prowadząc spotkanie biznesowe online, nie można pozwolić sobie na częste zakłócenia spowodowane np. przerwanym połączeniem internetowym, szwankującą kamerą czy mikrofonem. Do wyboru jest wiele rozwiązań, które umożliwiają łatwe prowadzenie rozmów przez internet, m.in. specjalne zestawy do wideokonferencji.

Przed spotkaniem warto sprawdzić, czy wszystko działa, aby uniknąć zamieszania w czasie rozmowy. Dobrym pomysłem jest wyposażenie się w zapasowy sprzęt, który pomoże podczas niespodziewanej awarii.

Wytłumienie dźwięków otoczenia

Dźwiękoszczelność sali konferencyjnej to podstawowa kwestia, o którą powinieneś zadbać. Dużą przeszkodą w telekonferencjach są często różnego rodzaju dźwięki dobiegające z otoczenia, które zagłuszają i zniekształcają prowadzone rozmowy. Wyciszenie sali spotkań jest ważne również z punktu widzenia poufności. Warto zadbać o to, aby osoby trzecie nie słyszały, o czym toczą się rozmowy wewnątrz pomieszczenia.

Oświetlenie sali konferencyjnej

Zadbaj o niezbędne źródła światła, aby obraz z Twojej kamery był wyraźny oraz dobrze widoczny. Podczas rozmowy online ważny jest nie tylko dźwięk, ale także obraz, który widzi Twój rozmówca. Dzięki temu ułatwiasz wzajemną komunikację i poprawiasz jakość prowadzonego spotkania.

Wygląd sali konferencyjnej

Mimo tego, że Twoi rozmówcy nie są fizycznie obecni w sali konferencyjnej – warto zwrócić uwagę na to, jak prezentuje się całe pomieszczenie. Jeśli organizujesz telekonferencję w większym gronie, kamera obejmuje bardzo szeroką perspektywę, przez co każdy uczestnik spotkania widzi wnętrze sali. Zadbaj o porządek oraz estetykę sali konferencyjnej tak, jakbyś osobiście zapraszał do niej swoich gości. Pamiętaj, że nawet podczas rozmowy przez internet stanowi ona wizytówkę firmy oraz pełni funkcję reprezentacyjną.

Czy Twoje biuro ma salę konferencyjną?

Prowadzenie wideorozmowy z zespołem pracowników lub klientami firmy może być utrudnione, jeśli nie posiadasz w biurze osobnej sali konferencyjnej. Pomieszczenie wydzielone od pozostałej przestrzeni biurowej umożliwia swobodne prowadzenie rozmów czy szkoleń - bez zakłóceń z zewnątrz.

Co więc zrobić, jeśli nie masz do dyspozycji sali konferencyjnej?

Możesz ją łatwo stworzyć. Sposobem na zwiększenie elastyczności Twojego biura jest wykorzystanie mobilnych ścian działowych. Umożliwiają one podział nawet niewielkich pomieszczeń biurowych oraz tworzenie tymczasowych sal konferencyjnych, gdy akurat czeka Cię wideorozmowa. Ściany mobilne możesz składać lub rozkładać w każdej chwili, dlatego nie musisz się martwić o to, że ograniczysz dostępną przestrzeń na stałe. Możliwość zamontowania ścian szklanych lub ścian z panelami w różnych kolorach i wzorach to dodatkowy atut, dzięki któremu można je dostosować do biura w każdym stylu.

Sala konferencyjna stworzona przy pomocy ścian przesuwnych stanie się komfortową przestrzenią zarówno do prowadzenia rozmów online, jak i organizacji spotkań biznesowych na miejscu. Z zalet wydzielonego pomieszczenia mogą również skorzystać Twoi pracownicy, którzy od czasu do czasu potrzebują wyciszonego miejsca do pracy lub narady.

Sprawdź możliwości mobilnych i stałych ścian działowych Komandor Walls.